פגישות הן הכרח בל יגונה. אבל רק חלק זעיר מהפגישות הן חיוניות (כלומר – חייבות לקרות בזמן אמת, סינכרונית). השאר הוא למעשה רוע (כלומר – יכול להיעשות א-סינכרונית).
לעניות דעתי (IMHO), ישנם צעדים להפוך את כל הפגישות לאפקטיביות ויעילות:
- תמנו "בעלים לפגישה" (Meeting Owner) לכל פגישה
- תקבעו את ה"תוצאה הרצויה" (Desired Outcome) לכל פגישה
- תקבעו איזו "הכנה א-סינכרונית" יכולה להיעשות
- תאכפו את ביצוע העבודה הא-סינכרונית הזו.
- תגבילו בזמן (Time-box) את האג'נדה הסינכרונית.
- תחתרו לפעולות (Drive to Actions). וכתבו את כל הפעולות עם "אחראי ישיר" (DRI) ותאריך יעד.
- תעקבו אחרי כל הפעולות ב"מעקב פעולות" (Action-Tracker).
- תאספו "פידבק" כתוב על הפגישה עצמה.
בעלים לפגישה (Meeting Owner)
בלי בעלים לפגישה, תהיה "טרגדיה של נחלת הכלל". אלא אם כן אדם אחד אחראי לגרום לזה לקרות, כל שאר המרכיבים ההכרחיים לפגישה מוצלחת לא יקרו, כי אף אחד לא ירגיש מוסמך לקחת את הכדור.
תוצאה רצויה (Desired Outcome)
מה המטרה האמיתית של הפגישה הזו? זה צריך להיות מוצהר בבירור וכתוב. בסוף כל פגישה, כל משתתף צריך להצהיר (בכתב) האם המטרה הושגה.
רוב הפגישות לא מצהירות על מטרה, ולכן הופכות לזירות שבהן אנשים שומעים את עצמם מדברים. אני קורא להן… "ישיבות דירקטוריון" (Board Meetings) בציניות.
הכנה א-סינכרונית
הרבה מהפגישה יכול להיעשות א-סינכרונית. כל עדכון סטטוס, הצהרה על בעיה שיש לפתור, Pipeline שיש לעבור עליו… הכל יכול להיכתב ולהיות משותף מראש, ולאפשר לאחרים לקרוא ולהגיב עליהם אפילו לפני שהפגישה מתחילה.
אכיפה
אמנם זה נכון שהרבה מההכנה לפגישה יכול להיעשות א-סינכרונית, זה לא אומר שכולם יעשו את זה. כאן ה"בעלים לפגישה" יוצר ערך: אכיפה. התהליך המועדף עלי הוא להראות לאנשים איך לעשות דברים בסביבה קבוצתית לפני שמבקשים מהם לעשות את זה לבד מראש. הנה למה אני מתכוון…
פגישה 1: (בדרך כלל שעתיים)
- לפני הפגישה: כלום.
- במהלך הפגישה:
- 15 דקות ראשונות: אני מראה את העדכון הכתוב שלי (כלומר – הדוגמה). אז אני מבקש מכולם לכתוב את העדכונים שלהם בשקט.
- 15 דקות שניות: אני מבקש מכולם לקרוא את העדכונים של האחרים ולכתוב הערות.
- אז, אנחנו מתחילים את החלק הסינכרוני של הפגישה.
פגישה 2: (בדרך כלל שעה וחצי)
- לפני הפגישה: אני מבקש מכולם לכתוב מראש את העדכונים שלהם ולהגיש אותם לפני הפגישה.
- לאלו שמתקשים למצוא זמן לכתוב מראש לבד, אני קובע "קדם-פגישה" של 15 דקות (ממש לפני הפגישה) שבה הם יכולים לכתוב.
- במהלך הפגישה:
- 15 דקות ראשונות: אני מבקש מכולם לקרוא את העדכונים של האחרים ולכתוב הערות.
- אז, אנחנו מתחילים את החלק הסינכרוני של הפגישה.
פגישה 3: (בדרך כלל 50 דקות או פחות)
- לפני הפגישה:
- אני מבקש מכולם לכתוב מראש ולהגיש 24 שעות לפני הפגישה.
- אני מבקש מכולם לקרוא ולהגיב מראש על העדכונים של כולם.
- במהלך הפגישה:
- אנחנו מתחילים ישר את החלק הסינכרוני.
אם יש מישהו בקבוצה שמתקשה לכתוב מראש 24 שעות לפני הפגישה, אני לא מבייש אותו. במקום זה, אנחנו חוזרים לפורמט של פגישה 2. זה השלב שבו רוב הצוותים מסיימים.
הגבלת זמן (Time-box)
דברים מסוימים חייבים להיעשות סינכרונית:
- חיבור אישי: אם צוות הוא מרוחק לגמרי, אז שיחות חולין על חיים אישיים כמעט לא קורות. אני אוהב לבנות 5 דקות של זה בצורה סופר-יעילה על ידי בקשה מכל משתתף לקחת 30 שניות לשתף "היילייט" (נקודת שיא) מהחיים האישיים שלהם. בלי הצעד הזה, צוותים יאבדו חיבור אישי ואמון לאורך זמן.
- בעיה (Issue): כשמישהו מציג בעיה, אני רוצה לשמוע אותו מתאר אותה בעל פה כדי שאוכל לדעת איזה רגש הוא חווה (פחד, כעס, שמחה, התרגשות וכו'), שכן סביר שאסמוך על הפתרון המוצע שלהם הרבה יותר אם הם חווים רגשות חיוביים שמובילים לפעילות מוחית בקורטקס הקדם-מצחי.
- כמקבל החלטות, אני רוצה לשאול שאלות את אלו שנתנו הערות שלא הסכימו ב-100% עם הפתרון המוצע. (זה מבטיח שכל המגיבים מרגישים שנשמעו).
- פידבק ביקורתי: למרות שאנחנו נותנים את זה כמתנה, זה לא תמיד מתקבל ככה. אני רוצה לדעת איך זה מתקבל בזמן אמת כדי שאם המקבל "מופעל" (triggered) אני יכול לקפוץ ולהצהיר שלא התכוונתי להכעיס אותם.
אז, אנחנו עושים את הדברים האלה סינכרונית, אבל אנחנו לא נותנים להם להימשך לנצח. במקום זה, אנחנו מגבילים בזמן כל פריט.
עבור בעיות (Issues), אני נותן להם 5-20 דקות של דיון מילולי תלוי בחשיבות. אם החלטה ברורה לא יכולה להתקבל בזמן הזה, אני מבקש ממקבל ההחלטות להצהיר איזה מידע נוסף הוא צריך, למנות אנשים להשיג את המידע הזה, ולהכריז על תאריך/זמן חדש שבו נוכל לעכל את זה ולקבל החלטה.
כתבו את כל הפעולות
זה השלב שבו רוב הפגישות נכשלות. אנשים כל כך "מוקלים" שהגיעו להחלטה על הבעיות, שהם נכשלים בלעשות את הצעד האחרון של לכתוב כל פעולה, לשייך כל פעולה לאדם אחד (אנשים יכולים לעבוד יחד, אבל חייב להיות אדם אחד שמדווח אם הפעולה בוצעה או לא) ותאריך יעד. וודאו שהבעלים לפגישה משלים את הצעד הסופי הזה. זה מה שעושה את ההבדל.
מעקב (Tracker)
ברגע שפעולות נכתבות, תעקבו אחריהן (ב-ClickUp, Monday, Asana, גוגל שיטס, תבחרו). אז בפגישות עתידיות, תבדקו את המעקב הזה. הצעד הזה יזכיר לכולם את הפעולות שלהם ויתן לכולם את הביטחון שהן מתבצעות.
פידבק
בכל פגישה שיש לי, בין אם 1-על-1, צוות או דירקטוריון, אני תמיד מבקש פידבק כתוב. זה בדרך כלל לוקח 2-3 דקות לתת. אני הופך את זה לפריט האחרון באג'נדה כדי שאנשים יוכלו לעזוב ברגע שהם סיימו לכתוב.
מתן הפידבק הזה גורם לאנשים להרגיש שנשמעו, מה שגורם להם להשתתף באופן מלא בפגישות עתידיות. זה גם נותן לי עצה בעלת ערך על איך להפוך את הפגישה לטובה יותר.
אם אני לא מבקש פידבק, אנשים לא נותנים אותו. עדיין יש להם מחשבות על שיפור הפגישה, אבל הם שומרים אותן לעצמם ואז בונים טינה כלפיי. בקשת פידבק מנקזת את הטינה הזו באופן מיידי.
💡 אדפטיישן (Adaptation) – מאגר ידע לניהול בעולם החדש
המדריך הזה הוא חלק משיטת הניהול של אדפטיישן. רוצים להעמיק? הכנו עבורכם (ועבור סוכני ה-AI שלכם) מאגר ידע מקיף הכולל את כל ספרי הניהול, הפודקאסטים והכלים של ליאור פרנקל וצוות אדפטיישן: