אני ממליץ לקרוא את זה (3 דקות) ואז לצפות בוידאו (2 דקות).
ליחיד
ככל שהחברה שלך גדלה, אתה כנראה תעביר את אותו מסר ליותר ויותר אנשים. להמשיך לעשות את זה בעל פה לא יחזיק מעמד (לא יהיה סקיילבילי).
אם אתה אומר משהו פעמיים, תכתוב אותו (בגוגל דוק). מאותו רגע, כשאתה רוצה להעביר את אותו מסר, תשתף לינק לדוק. ואז תיצור "ויקי" לחברה (Company Wiki), ותפרסם את הלינק שם. זה סקיילבילי.
לקבוצה
כשאנשים דנים בבעיה, יעילות היא חיונית. כשצוות דן בבעיה, כל דקה לא יעילה גדלה אקספוננציאלית במספר האנשים בדיון.
אם אתם רוצים את תהליך קבלת ההחלטות הכי אפקטיבי ויעיל, תדרשו שכל מי שרוצה לדון בבעיה יכתוב אותה, יחד עם הפתרון הרצוי, מראש. הכתיבה הזו שואפת להיות מקיפה מספיק כך שיהיו מעט (או אפס) שאלות בזמן פגישת קבלת ההחלטה. אפשר להשיג את זה באחת משתי דרכים:
1. הדרך הקשה: לכתוב ניתוח מקיף מהרגע הראשון.
2. הדרך הקלה: לכתוב טיוטה, להפיץ אותה למשתתפי הפגישה לפני הפגישה, ולהזמין הערות ושאלות. אז לכתוב תשובות לכל ההערות והשאלות האלו לפני הפגישה.
ג'ף בזוס, המייסד של אמזון, מפורסם בשימוש בשיטה הכתובה הזו. הוא דורש שכל מי שרוצה להעלות בעיה או הצעה יכתוב את הפריט במלואו לפני פגישת ההחלטה (כשמישהו אחר כותב הצעה נגדית אם צריך). אז מבלים את הפגישה בקריאת הטקסטים. ברגע שצוות קבלת ההחלטות קרא את כולם, הם יקבלו החלטה. אם הצוות לא יכול להגיע לקונצנזוס, מקבל החלטות ממונה (Decision Maker) מחליט. אם עדיין יש שאלות פתוחות, אז מקבל ההחלטות מטיל על אדם אחד או יותר לחקור וכמובן, לכתוב את המעקב הנדרש. בסוף הפגישה הבאה, המשתתפים יקבלו את ההחלטה.
למרות שזה גוזל זמן למי שיוזם, השיטה הזו מניבה החלטות מתחשבות באופן יוצא דופן בכמות זמן קצרה. המאמץ והעבודה הנוספת של אדם אחד ייצרו חיסכון נטו בזמן ואנרגיה לכל הקבוצה.
להנחית את התהליך הזה על קבוצה זה מרתיע. הנה דרך להרגיל קבוצה לזה:
פגישה 1: שמרו את ה-15 דקות הראשונות של הפגישה לכל המשתתפים לכתוב את העדכונים והבעיות שלהם. אז השתמשו בעוד 10 דקות לכל המשתתפים לקרוא את העדכונים והבעיות של האחרים. אז תדונו ותחליטו.
השתמשו בשיטה הזו ל-2-3 פגישות, ואז…
פגישה 2: תדרשו שכל המשתתפים יכתבו את העדכונים והבעיות שלהם לפני הפגישה. אל תרשו לאנשים להעלות בעיה שהם לא כבר כתבו עליה. השתמשו ב-10 הדקות הראשונות של הפגישה כדי שכל המשתתפים יקראו את העדכונים והבעיות של האחרים.
השתמשו בשיטה הזו ל-1-2 פגישות, ואז…
פגישה 3: תדרשו שכל המשתתפים יכתבו את העדכונים והבעיות שלהם עד זמן ספציפי לפני הפגישה (למשל, 21:00 בלילה שלפני). תדרשו שכל המשתתפים יקראו ויגיבו על העדכונים והבעיות של האחרים לפני הפגישה. אנשים מוכיחים שהם קראו את המסמכים על ידי כך שיש להם הערות בתוך המסמכים עצמם. אל תרשו לאנשים לתת הערות בפגישה אם הם לא הגיבו כבר על המסמכים עצמם.
הערה: זה לא קל לעבור מפגישה 2 לפגישה 3. זה עובד רק אם כולם מגישים את העדכונים הכתובים שלהם בזמן וקוראים את של האחרים בחלון הצר שבין זמן ההגשה לזמן תחילת הפגישה. אם אפילו אדם אחד מפספס, הוא יישאר בחוץ. יש לכם בחירה כאן; אתם יכולים להיות מיליטנטיים ולהגיע לפגישה 3 או להישאר בפגישה 2. רוב החברות (כולל אמזון) החליטו שפגישה 2 היא האיזון הנכון בין פונקציונליות לאכיפה.
וידאו
לדיבור בהחלט יש את המקום שלו. כתיבה היא "הורדה" (download) מהירה יותר של מידע מבוסס-עובדות (תוכן). אבל כדי להבין את הניואנס (הקשר, רגש), אני צריך לשמוע את זה מדובר. התקשורת האולטימטיבית, לכן, היא גם כתובה וגם מילולית. היא מתחילה בעדכון/בעיה כתובים (כדי להבהיר חשיבה) ומסתיימת בפרזנטציה בעל פה קצרה (כדי לשתף את הניואנס).
כדי ליישם את זה, כשעוברים על בעיה כתובה בפגישה, בקשו מכל המשתתפים לקרוא את הבעיה ואז תנו למציע להציג מילולית את הבעיה לפני שאחרים כותבים את ההערות שלהם.
כדי להפוך את זה לא-סינכרוני לגמרי, תדרשו שכשמישהו כותב בעיה או עדכון, הוא יקליט וידאו קצר (פחות מ-2 דקות) של עצמו מתאר את אותה בעיה/עדכון וישלח את הוידאו הזה יחד עם הכתוב. בדרך זו, הצופים יכולים לקבל את כל התוכן וההקשר א-סינכרונית. המגיבים יכולים להגיב א-סינכרונית. ומקבלי ההחלטות יכולים אז לעיתים קרובות לקבל החלטות א-סינכרונית. (זה היה קסום לאימון שלי. אני עכשיו מסוגל לשתף עצה/תגובות משמעותיות לפני פגישה. לפני הפגישה, המתאמן מעכל את התוכן הזה, והפגישה עצמה הופכת לצלילה עמוקה פי 3 ממה שהייתה קודם).
היוצא מן הכלל להחלטות א-סינכרוניות הוא אם מקבל ההחלטות חייב להבהיר את השאלות של המציע או המגיבים. המצב הזה עשוי לדרוש כמה דקות של דיון אינטראקטיבי, שהצוות יכול לעשות במהירות בפגישת הצוות הבאה.
עוד מקום שבו וידאו הוא שימושי בצורה קיצונית הוא בגיוס, איפה שאתה, המייסד, צריך למכור למועמד את חזון החברה. למה לחזור על התהליך הזה שוב ושוב? פשוט תקליט את עצמך פעם אחת, ותשתף את זה עם מועמדים לפני הפגישה איתם. מועמדים לא רק יגיעו לפגישה הראשונה שלהם איתך יותר נלהבים מהחברה, אלא הם גם ירגישו יותר מחוברים אליך כי הם ירגישו שזו "הפעם השניה" שהם פוגשים אותך.
💡 אדפטיישן (Adaptation) – מאגר ידע לניהול בעולם החדש
המדריך הזה הוא חלק משיטת הניהול של אדפטיישן. רוצים להעמיק? הכנו עבורכם (ועבור סוכני ה-AI שלכם) מאגר ידע מקיף הכולל את כל ספרי הניהול, הפודקאסטים והכלים של ליאור פרנקל וצוות אדפטיישן: