כשעושים את "ניתוח האנרגיה" (Energy Audit), הנה כמה מהדברים הנפוצים ביותר שמנכ"לים עושים ושלא נותנים להם אנרגיה:
- פגישות אינפורמטיביות (Informational meetings)
- ראיונות של מועמדים (שלא מתקבלים בסוף)
- שיחות 1-על-1 עם אנשים שדיווחו לכם בעבר
- שיחות קשות
- שיחות 1-על-1 לא פונקציונליות
- פגישות קבוצתיות לא פונקציונליות
והנה כמה אסטרטגיות להתמודד איתן…
פגישות אינפורמטיביות
עכשיו שהחברה שלכם מצליחה, אנשים רוצים לדבר איתכם. הם מבקשים להיפגש לקפה. אם אתם לא מכירים את האדם שמבקש, אין לכם שום חובה לענות. אבל חלק מהאנשים האלה עשויים להיות חברים ותיקים, חברים של חברים, או אנשים משמעותיים בקהילה. אתם לא מקבלים אנרגיה מלבלות שעה איתם, אבל אתם גם לא רוצים לתת להם כתף קרה ולקבל מוניטין של מתנשאים.
ובכן, יש פתרון.
ראשית, תחליטו כמה זמן אתם מוכנים להשקיע בבנאדם.
אם זה 5 דקות או פחות, אז…
בדיוק כמו שרוב ספרי העסקים של 350 עמודים מכילים רק כשלושה עמודים של מידע אמיתי, כך גם ברוב הפעמים שאנשים רוצים להיפגש לקפה לשעה, זה פשוט כדי לבקש טובה אחת, שלוקח דקה לבקש, וכנראה שתי דקות לעשות.
כשמישהו שולח לי אימייל להיפגש לקפה, אני מיד מתקשר אליו. אני יודע שהם פנויים כי הם הרגע שלחו לי אימייל. הם בדרך כלל עונים. הם כל כך מוחמאים שהתקשרתי אליהם מהר. אני אז אומר להם שיש לי רק כמה דקות, אבל הייתי רוצה לעזור. הם מבקשים ממני את הטובה. (זו בדרך כלל בקשה להיכרות/אינטרו). אני בדרך כלל מסכים, מה שלוקח לי בערך שתי דקות. בוצע. הבנאדם מרגיש מוחמא שהגבתי כל כך מהר ועשיתי מה שהם קיוו, וזה לקח לי פחות מחמש דקות בסך הכל.
אם אני מקבל את האימייל הרבה אחרי שהם שלחו אותו, והם לא עונים כשאני חוזר אליהם, אז אני מגיב באימייל: "לקבוע קפה ייקח זמן, אבל אני יכול להתקשר אליך בקרוב. אתה עכשיו ברשימת השיחות שלי, ואתקשר כשאוכל." אני אז שם אותם ברשימת השיחות שלי ומתקשר מתי שהייתי אחרת מקשיב לפודקאסט (כלומר, במונית/אובר). השיחה הזו בדרך כלל קורית תוך 24-48 שעות מהבקשה שלהם. שוב, הם מוחמאים מהחיבור המהיר. ושוב, השיחה צריכה להימשך רק כמה דקות.
אם זה דקה או פחות, אז…
אני מגיב עם אימייל כתוב או הודעת טקסט. כל פעם שאני נתקל בסיטואציה חדשה ולכן כותב תגובה חדשה, אני שומר אותה. בשלב הזה, ברוב המוחלט של הזמן, אני פשוט עושה העתק-הדבק לתגובה שכבר כתבתי בעבר. הנה דוגמה:
> "תודה על הבקשה שלך ל… למרות שאני בטוח שהייתי נהנה מזה, אני בוחר למקד את הזמן שלי בעדיפויות העליונות שלי, שהן ____, ___, ו-____. ולכן אני לא יכול להיענות לבקשה שלך."
> "למרות שאני לא יכול להיפגש לקפה, הייתי רוצה לעזור אם אני יכול. איזו שאלה יש לך בשבילי? אם אני מסוגל לעזור בזמן סביר, אני אעזור."
אם זה 30 שניות או פחות, אז…
תשיגו ראש מטה (CoS) או עוזר אישי וירטואלי (EA), ותעבירו להם כל בקשה כזו כדי שהם יכינו טיוטת תגובה בשבילכם לשלוח. אתם אז לוחצים על כפתור ה"שלח".
פודקאסטים
> "אני כל כך מוחמא מהבקשה הזו. תודה שחשבת עלי.
> עם זאת, לצערי אין לי מקום בלו"ז לעשות את זה.
> אני ממקד את כל זמן הפודקאסטים שלי בלהקים ולנהל את ה-Mochary CEO Masterminds. אלו נותנים לכל המנכ"לים של שיטת Mochary גישה למידע של 'מאחורי הקלעים' שכל אחד מאיתנו יכול לקבל רק כשמכשירי ההקלטה כבויים.
> אני אוהב שאתה עושה את הפודקאסט שלך. הוא כן יוצר וייצור ערך אדיר. אני מריע לך מהצד!
> למרות שאני לא יכול להתראיין לפודקאסט שלך, יש מאמן אחר של שיטת Mochary שיכול. האם תהיה פתוח לארח אחד מהם?
> כל אחד מהם עשה לפחות פודקאסט אחד (וחלקם כמה) מצוינים. הם כוכבים."
ראיונות של מועמדים (שלא מתקבלים בסוף)
לעתים קרובות מנכ"ל רוצה לראיין את כל המועמדים שהם רמה אחת מתחת לכפיפים הישירים שלו. ומחלקת הגיוס רוצה להראות לפחות 3-4 מועמדים מוכשרים לכל משרה פתוחה, שזה יותר כדי להוכיח שהגיוס מתפקד מאשר שזה קשור לקבלת מועמדים טובים יותר. שיעורי הצעות העבודה לכן הם, בהגדרה, סביב 25% או פחות. האסטרטגיה הזו מובילה להרבה ראיונות פרונטליים של מועמדים שלעולם לא מתקבלים – עלות אדירה. אל תשלמו אותה.
במקום זאת, לכו עם המדיניות של להביא רק שחקן A לראיון פרונטלי (כלומר, רק מועמדים שממש העיפו לכם את המוח בשיחת הטלפון הראשונה), ואז היו מוכנים לשכור את האדם הזה בלי לראות שום מועמדים אחרים. אם תעשו את זה, תוכלו לזוז הרבה יותר מהר. את המועמדים הטובים אפשר לסגור רק אם זזים מהר מאוד כי הם רוצים להרגיש שהתאהבתם בהם מהרגע הראשון שפגשתם אותם. (אגב, מישהו אחר זז מהר מאוד איתם, אז אם אתם לא, תפסידו אותם.) אם תעשו את זה, שיעור הקבלה שלכם על המועמדים הטובים ביותר יעלה משמעותית. ואתם תבזבזו הרבה פחות זמן בראיונות, מה שישאיר הרבה יותר זמן לקליטה (Onboarding) של העובדים הפנומנליים שלכם ולבניית החברה.
תקבעו את שיחת הטלפון הראשונה ל-15 דקות.
בנוסף, ברגע שאתם הופכים את הסינון הטלפוני הראשון למאוד קפדני ומביאים רק שחקני A ליום ראיונות פרונטלי, אז תעשו מה שחברת Palantir עושה: הם מחלקים את יום הראיונות לשני חצאים ומודיעים למועמד על כך. הם עוברים לחצי השני של היום רק אם החצי הראשון הלך טוב. בצהריים, הצוות קורא את ההערכות של המראיינים מהבוקר. אם הן חיוביות, המועמד עובר לאחר הצהריים לפגוש את המראיינים הבכירים יותר. אם הבוקר לא הלך מספיק טוב, יום הראיונות מסתיים בצהריים, וכך חוסכים הרבה זמן למנהלים הבכירים.
חלק מהמנכ"לים וראשי המחלקות מרגישים שהם צריכים להיות "מעלי הרף" (Bar Raiser). ופונקציית העלאת הרף היא אכן חיונית. אבל אתם לא חייבים להיות האדם הזה. אתם יכולים לאמן את האדם הזה. הדרך לעשות את זה היא:
- הם צופים בכם עושים 2-3 ראיונות ורואים את המסקנה שלכם.
- אתם צופים בהם עושים 1-2 ראיונות, ואתם נותנים להם פידבק על המסקנה שלהם. ברגע שאתם מרגישים מרוצים מכך שהאדם יפעל כמוכם, אז…
- הם תופסים את מקומכם כ"מעלה רף" ומלמדים מישהו אחר באמצעות השיטה למעלה.
שיחות 1-על-1 עם אנשים שדיווחו לכם בעבר
הרבה מנכ"לים יוצרים מערכות יחסים עמוקות עם הכפיפים שלהם. ככל שהחברה גדלה והם צריכים להכניס שכבות ניהול, האדם שכבר לא מדווח ישירות רוצה לשמור על קשר עם המנכ"ל ומבקש להמשיך את שיחות ה-1-על-1 שלהם. המנכ"ל לעיתים קרובות מסכים. אבל מאוחר יותר, שיחות ה-1-על-1 האלו עם עובדים שלא כפיפים ישירים הופכות לנטל ככל שעלות ההזדמנות של הזמן הזה נהיית גבוהה יותר ויותר.
שתפו את זה בשקיפות עם הכפיפים-לשעבר. הם בעלים של החברה גם כן (יש להם אופציות). הם רוצים למקסם את ערך המניות שלהם. ברגע שהם מבינים ששיחות ה-1-על-1 שלהם איתכם לוקחות אתכם מלנהל את העסק, הם לא ירצו יותר את השיחות האלו.
שיחות קשות
הרבה אנשים מפחדים משיחות קשות. הרגש הזה מובן. מעולם לא הוכשרנו בבית הספר לנהל את השיחות האלה. אנחנו לא יודעים איך לגרום להן ללכת טוב. תקראו את הפרק על "משוב" (Feedback) ותתאמנו (משחקי תפקידים) עם שותף עד שתוכלו להיצמד לתסריט. אז תנסו את זה בשיחה הקשה הבאה. אתם עלולים לסיים בלאהוב שיחות קשות!
שיחות 1-על-1 לא פונקציונליות
הם הכפיפים הישירים שלכם. אתם יודעים שאתם צריכים לעשות איתם 1-על-1. אבל הפגישות מתישות. מה יפוך את זה למצוין עבורכם? תכתבו את כל הקריטריונים, ואז שתפו את הקריטריונים האלה עם הכפיף שלכם ב-1-על-1 הבא. תשאלו אם הם פתוחים לקיים פגישה כזו מעכשיו והלאה. הם יגידו "כן!"
אם אתם לא בטוחים איך נראית פגישת 1-על-1 פנטסטית, תעשו ניסוי עם "תבנית והוראות ל-1-על-1".
פגישות קבוצתיות לא פונקציונליות
כמנהיגי הקבוצה, אתם חייבים לקיים פגישות קבוצתיות כדי לשמור את הצוות מעודכן, להחליט על נושאים חוצי-ארגון, ולאפשר פידבק (עמית-לעמית ואליכם). אבל זה לא אומר שאתם צריכים לנהל את הפגישה. תבחרו את איש הצוות הכי מוכוון-תהליך שלכם (או תשכרו ראש מטה/Chief of Staff). תנו להם להיות "מוביל הפגישה". אתם עדיין מקבלי ההחלטות, אבל הם קובעים את האג'נדה, מוודאים שכל המשתתפים הגישו את עבודת ההכנה שלהם לפני הפגישה, שומרים על הזמנים (time-boxing) במהלך הפגישה, מוודאים שבעיות מגיעות לידי החלטות ואז לפעולות ספציפיות עם אחראים (DRIs) ותאריכי יעד, שהכל נרשם ב"מעקב ההסכמות" (Agreements Tracker) שלכם. אם אתם והם לא בטוחים איך נראית פגישה טובה, תעקבו אחרי ההנחיות בפרק "פגישות".