מייל מעקב אחרי הצעת מחיר שלא נענתה

אני שונא לחכות לתשובה.

אמא שלי סיפרה לי פעם שבימי מבחנים היא ידעה מראש שכשאחזור הביתה, אתחיל בכוונה ריב עם אחותי. פשוט לא עמדתי בלחץ של לחכות לציון.

עם לקוחות זה אותו דבר (רק בלי הריב עם אחותי, ברוב המקרים). ההצעה אצלם, ואני מרענן את המייל כל עשר דקות.

מייל מעקב אחרי הצעת מחיר הוא הצעד האחרון, לא הראשון. קודם מרימים טלפון. אם אין תשובה, שולחים מייל קצר שאומר שיש לכם פרויקטים אחרים שמתקרבים. ואם גם אז שקט, שולחים מייל "סוגרים מעגל": מייל שמוותר בנימוס, ובגלל זה דווקא מקבל תשובה.

הלקוח לא חוזר אחרי הצעת מחיר. מה עושים?

קודם כל, לא מוותרים מהר. השקעתם זמן בהצעה טובה. מגיע לכם לפחות לשמוע "זה לא הולך לקרות".

אבל גם לא רודפים לנצח. הנה הסדר שאני עובד לפיו:

1. עוברים כמה ימים בלי תשובה? אני מתקשר ומבקש לדבר על ההצעה.
2. הוא לא עונה לטלפון? אני שולח מיד מייל קצר.
3. גם המייל לא עובד? למחרת אני שולח עוד מייל אחד, האחרון. "סוגרים מעגל".

ואז משחררים.

למה להתקשר ולא לשלוח עוד מייל?

כי מייל משאיר אתכם בדיוק איפה שהייתם. שוב תלויים בהם, שוב מחכים שיענו.

טלפון זה אחרת. אתם לוקחים את היוזמה. ושומעים בקול שלהם מה קורה: אולי הם עוד מתלבטים, אולי יש התנגדות שלא העזו לכתוב, ואולי הם פשוט שכחו.

לפני השיחה אני מזכיר לעצמי דבר אחד. גם אם אני זה שמתקשר, אני לא חייב להיות רך איתם. אני לא מתקשר להתנצל. אני מתקשר כדי להתקדם.

ואם תחשבו על זה, ההמתנה הזו מתחילה הרבה פעמים עוד לפני כן. אני כמעט אף פעם לא שולח הצעה לפני שאנחנו מדברים. אני קובע שיחה, ועובר עליה עם הלקוח, סעיף אחרי סעיף. ככה אני לא נשאר לבד עם קובץ ועם מספר בתחתית העמוד. (על זה יש יותר בעמוד של תבנית הצעת המחיר.)

מה כותבים במייל המעקב הראשון?

הוא קצר, והוא אומר אמת: יש לי פרויקטים חדשים שמתקרבים, ואני רוצה להתקדם איתך. או שאני צריך שתשחרר אותי.

זה לא איום. זה לוח זמנים. ולקוחות מבינים לוחות זמנים.

מהניסיון שלי, זה בדרך כלל עובד. הם חוזרים אליי באותו יום או למחרת.

מייל "סוגרים מעגל": איך הוא נראה?

ואם עדיין שקט? זה המייל האחרון שאני שולח. הנוסח המלא נמצא בספר, אבל הרעיון פשוט: שתי שורות שאומרות ללקוח שהבנתם שהוא בחר בכיוון אחר, ומשאירות לו דלת פתוחה. בלי "רק רציתי לבדוק", בלי "אשמח לשמוע", בלי סימני קריאה.

למה מייל שמוותר עובד יותר ממייל שמתחנן?

מהניסיון שלי, הוא עובד כמעט תמיד. למה?

כי מייל שמתחנן אומר ללקוח: "אני עדיין פה, מחכה, אין לך שום לחץ". אז הוא דוחה. עוד יום. עוד שבוע.

אבל כשאתם סוגרים את הדלת בעצמכם, פתאום לצד השני יש סיבה לענות. אולי הוא עוד רוצה את הפרויקט, ולא רצה לאבד אתכם. אולי לא נעים לו שחשבתם שהוא בחר במישהו אחר. ואולי הוא באמת בחר, ועכשיו קל לו להגיד את זה, כי אתם כבר אמרתם את זה בשבילו.

בכל אחד מהמקרים, אתם מקבלים תשובה. וזה כל מה שרציתם.

יש פה גם עניין של כבוד עצמי, דווקא. המייל לא כועס ולא מאשים. הוא פשוט מסמן שהזמן שלכם שווה משהו.

מה לא כותבים במייל מעקב?

יש שלושה דברים שאני מוחק כל פעם שאני תופס את עצמי כותב אותם.

• התנצלות. "סליחה שאני מציק" אומר ללקוח שהזמן שלו שווה יותר משלכם.
• הנחה. אם הוא לא ענה, זה לא אומר שיקר לו. ואם תורידו מחיר במייל מעקב, לימדתם אותו שעדיף לשתוק. בבנק האלטרנטיבות יש כלל אחד: אף פעם לא נותנים משהו בלי לקבל משהו בתמורה.
• הסבר ארוך מחדש של כל ההצעה. אם הוא רוצה, הוא יבקש. ואז תדברו בטלפון.

המייל הטוב קצר, רגוע, ונשמע כמו מישהו שיש לו עוד לקוחות. כי יש לכם, נכון?

ומה אם גם אחרי "סוגרים מעגל" אין תשובה?

משחררים באמת. וממשיכים הלאה.

זה נשמע קשה, אבל תחשבו על זה רגע. לקוח שמכריח אתכם לרדוף אחריו לפני שהתחלתם, כנראה יכריח אתכם לרדוף אחריו לאורך כל הפרויקט. וכנראה גם אחרי, כשתחכו לתשלום.

(ואם זה כבר קרה לכם, ואתם רודפים אחרי לקוח שלא משלם, יש לי על זה עמוד שלם: לקוח לא משלם, מה עושים.)

ומה עושים כשהלקוח אמר "נדבר אחרי החגים"?

רושמים ביומן תזכורת ליום שאחרי שמחת תורה.

"אחרי החגים" הוא לא סירוב. הוא תאריך. רק שאף אחד חוץ מכם לא יזכור אותו.

ואם הלקוח חזר, אבל רק כדי להתמקח?

זה קורה הרבה. הלקוח חוזר רגע לפני ה"כן", ומנסה עוד סיבוב אחד אחרון על המחיר.

כאן צריך להישאר רגועים, ולשלוף את בנק האלטרנטיבות שהכנתם מראש. אף פעם לא נותנים משהו בלי לקבל משהו בתמורה. על התשובות עצמן, כולל "נו, תעשה לי מחיר", כתבתי בעמוד "יש לי חבר שעושה בחצי".

קיצר

טלפון קודם. אחריו מייל קצר עם לוח זמנים. ואם עדיין שקט, "סוגרים מעגל": שתי שורות שמוותרות בנימוס. מי שעונה, עונה. מי שלא, חסך לכם פרויקט של רדיפה.

שאלות נפוצות

כמה זמן מחכים לפני שמתקשרים אחרי הצעת מחיר?
אני מחכה כמה ימים. אחרי כמה ימים של שקט אני לוקח את היוזמה ומתקשר.

זה לא נשמע עוקצני, להגיד ללקוח "אני מניח שבחרתם בכיוון אחר"?
לא, כי המייל לא מאשים אף אחד. הוא מניח את ההסבר הכי סביר, ומשאיר דלת פתוחה.

אפשר לשלוח את זה בוואטסאפ במקום במייל?
הספר מדבר על מייל. אבל ההיגיון זהה: הודעה קצרה, מנומסת, שסוגרת את הדלת בעצמה. מה שחשוב הוא התוכן, לא הערוץ.

מה אם אני ממש צריך את הפרויקט הזה?
אז בכלל חשוב לא להתחנן. כשיורדים יותר מדי במחיר, מה שמשדרים הוא ייאוש. התחננות במייל משדרת בדיוק אותו דבר. והדבר האחרון שלקוח רוצה הוא להפקיד את העסק שלו בידיים של מישהו נואש.